Create & Track ed-F

יצירת טפסים דיגיטלים
ואיסוף מידע מגורמים חיצוניים

דיגיטציה של טפסים

בירוקרטיה היא מילה גסה בחברה המודרנית. רק המחשבה להיתקל בהליך בירוקרטי מסורבל עלולה לעשות צמרמורות. כל אחד מאיתנו מבין את המשמעות מאחורי המילה, עד כדי כך שלעיתים אנו מעדיפים להימנע מפרוצדורות ותהליכים מסוימים. בירוקרטיה, סחבת, אינספור מסמכים, מאות חתימות, אלפי פקסים (אף על פי שהוצאו מחוץ לחוק) וסחבת מתמשכת כאילו שברגע תמים אחד החזות שלנו היא לא יותר מעוד טופס או ליתר דיוק אוגדן דפים שיש לחתום עליהם. מנגד כל חברה או ארגון נדרש לא פעם להחתים לקוח או למלא טופס עבור צרכן קצה כחלק מפרוצדורה נורמלית ומובנת. המהפכה הירוקה אמנם נתנה אותותיה ובאמצעות כלים דיגיטליים צמצמה משמעותית את צריכת הנייר ובכל זאת, נייר, חתימות, ניירת וכל הכרוך בכך ממשיכים להוות חלק מרכזי בחיינו ולהקשות על מקבלי השירותים ונותני השירותים במקביל.

בשנים האחרונות יותר ויותר ארגונים נעזרים בטפסים מקוונים אשר מייעלים באופן מובהק את התהליכים ועדיין מבטיחים תהליך מאובטח ותקין. טפסים חכמים כיום מאפשרים ביצוע הזמנות, רכש, השקעות, חיתום ועוד. למרות זאת מרבית הארגונים עדיין מחויבים לנייר, למדפסת ולמכונת הצילום. הסיבה לכך נעוצה בעובדה כי מרבית הכלים שמאפשרים יצירת טפסים מכוונים מוגבלים בגמישותם ונעלמת יכולתו של הארגון להטמיע את הערכים שרלוונטיים לו. יתרה מזאת מלבד דיגיטציה של טפסים ואולי חסכון של שעות תיוק אין כאן שינוי דרמטי מבחינת הארגונים. כדי לצייד את הארגון במקבץ טפסים איכותיים וחכמים נדרש הארגון להיעזר בשירותם של מתכנתים כך שיפותח עבורם טופס רלוונטי אשר יודע ל”השתמש” במידע שמזינים לו.

Create & Track ed-F

Create & Track ed-F למעשה מפתח לארגון מערך טפסים על פי צורכי הארגון הספציפי מבלי להזדקק למפתח. הטפסים כוללים חתימה דיגיטלית קבילה משפטית. המידע המוזן בטפסים מוטמע בפלטפורמה ומשמש לצרכי הארגון השונים. ניתן לייצא את הנתונים השונים בהתאם לצורכי האגון, לשלוח טפסים המאומתים בסיסמה, לבנות טפסים מורכבים ולהגדיר אוטומציות בהתאם להיררכיית האישורים בארגון. Create & Track ed-F הוא אנטיתזה לבירוקרטיה, התהליכים קצרים, יעילים וממוקדים ואם לא די בכך הפלטפורמה שואבת את הנתונים השונים ומטמיעה אותם באופן חכם כחלק מהדאטה של הארגון.

Wits סינרגטיים

מערכת מתקדמת המאפשרת ניהול טפסים איכותי באמצעות ממשק המאחד מגוון יכולות חכמות המיועדות להתנהלות תקינה, אידיאלית וירוקה של הטפסים בארגון. הממשק מכיל עיצוב ועריכה דיגיטלית קלים לתפעול, שיתוף טפסים מהיר, טפסים מקוונים לשימוש חד פעמי או טפסים קבועים לשימוש רחב יותר, אפשרות חיתום עצמי עם כמות חתימות בלתי מוגבלת ועוד. בנוסף המודול מהווה מיקום פיזי לאחסון הטפסים תוך חווית משתמש גבוהה המספקת בהירות מלאה המובילה את המשתמשים לשליטה וסדר בכל הנעשה עם הטפסים כולל עדכונים שוטפים, מעקב ובקרה רציפה.

עריכה דיגיטלית ושיתוף

Create & Track ed-F מאפשר עריכה דיגיטלית מקצועית לכל טופס שתעלו לפלטפורמה באמצעות מגוון סוגי חתימות שהמערכת מציעה תוך משחק פשוט של גרירת החתימות למיקום הרצוי ושליחה מהירה לנמענים.

שיתוף הטופס מתבצע באופן מהיר ויעיל במקביל לקוארדינציה עם הגורמים האנושיים השמורים במערכת. תוכלו לשתף את הטופס המקוון עם אנשי קשר שמורים, תוכלו להזין ידנית נמענים שלא רשומים במערכת בנוסף, הוויט מאפשר לנהל סבב חתימות נוח ואפקטיבי. גם לאחר השליחה תקבלו עדכונים שוטפים בכל רגע נתון על סטטוס הטופס לצורך ניהול אפקטיבי.

עדכון
סטטוסים

עדכון סטטוסים

הוויט מאפשר אחסון פיזי לקבצים בתצוגה ברורה ומובנת המתעדכנת באופן אוטומטי בכל רגע נתון. המידע מופיע בצורה טבלאית, נוחה לפעילות ומעקב וכן משקף את סטטוס הטפסים לנוחות מרבית של המשתמשים. העדכונים אפקטיביים להמשך פעילות בטפסים באמצעות קבלת המידע האם הם נקראו ונחתמו על ידי הנמענים.

חיתום עצמי

הוויט מאפשר חתימה על טפסים מתוך ממאגר חתימות ארגוני או אישי המורכב מחתימות בעכבר / באצבע וכן אפשרות של העלאת חותמת מובנת. לאחר החתימה ניתן לשלוח את הטופס לגורמים הרצויים תוך שימוש ברשימת אנשי הקשר השמורים במערכת או הזנה ידנית לנמענים לא רשומים וכן שליחה לאנשי קשר מרובים תוך ניהול סבב חתימות לבחירת המשתמש.

חיתום עצמי מאפשר למשתמשים לחתום על טפסים באופן מהיר ודיגיטלי תוך חיסכון משמעותי בזמן, כוח עבודה וניירת במקביל להפקת תועלת מידית על אופן הביצועים בנוגע לחתימת טפסים בארגון.

תבניות קבועות

באמצעות שימוש בוויט טפסים, ניתן לבצע עריכה דיגיטלית לטופס מובנה. הוויט מאפשר למקם חתימות שונות בהתאמה אישית לכל טופס על מנת לאפשר גמישות לצורכי העסק. הטפסים נשמרים בוויט כטפסים קבועים ומאפשרים לבצע שיתוף רב פעמי לנמענים הרצויים.