F-Zone

אחסון, שיתוף וניהול
כל סוגי הקבצים

קבצי הארגון הם הנכסים
המשמעותיים ביותר

למרביתנו זה קרה, שמרנו קובץ חשוב כלשהו על המחשב אך לא זכרנו איפה בדיוק שמרנו והתחלנו לבדוק תיקיה תיקה עד שמצאנו את הקובץ, במקרה הטוב. שכחנו איפה שמרנו מצגת חשובה או הסכם משמעותי. בדיוק שיצאנו מהמשרד לקוח ביקש מסמך ששמרנו ברשת. ארגונים ועסקים מייצרים מאות מסמכים ביום החל ממכתבים שונים, פרוטוקולים, מצגות וכלה בחוזים ומסמכים פיננסיים. במרבית הארגונים אין מתודה לארגון ושמירת הקבצים באופן שיטתי ונגיש לכלל העובדים. גם במקומות בהם נדרשים העובדים לשמור מסמכים במקומות מסוימים, לרוב הם לא עושים זאת מאחר שזה עלול להיות מסורבל ובעיקר לא נגיש להם כאשר הם יוצאים מהמשרד או מעוניינים לשתף את המסמך וכיו”ב.

F-Zone

F-Zone מאפשר ליצור תיקיות או קבצים אותם ניתן לשתף בין עובדי הארגון וכן עם הלקוחות, ללא שימוש במייל ובאמצעות הרשאות רלוונטיות. קובץ אחד יכול לשמש מספר קונטרולרים כאשר לכל אחד הרשאה שונה בקובץ – צפיה, עריכה, הערות, הורדה וכו’. ניתן לשמור לכל קובץ גרסאות שונות. לנהל מעקב נוח אחר אישורים. הארגון שולט ומנהל את הקבצים והמידע שלו. ניתן לגשת לקבצים מכל מקום ובכל זמן נתון. הקבצים נהנים מאבטחה מחמירה בהתאם לתקני האבטחה הבינלאומיים. ניתן לשמור מסמכים, חוזים, הסכמים, תמונות הנוגעות ללקוח בכרטיס שלו ואלה יוצגו בכל פעולה הנוגעת ללקוח, בהתאם להרשאות הקונטרולר. ניהול נכון של המסמכים באמצעות WIT קבצים מקטין דרמטית את השימוש במיילים ומכאן מקטין את הצפת המידע בארגון ומייעל את הטיפול במידע. המתודולוגיה של ה-WIT מאפשרת לשמר את הידע של הארגון וממזערת תרחישים של העלמות המסמכים לאחר שעובד מסוים עזב את הארגון. הקבצים השונים של הארגון הם אחד הנכסים הארגוניים המשמעותיים ביותר ויש לטפל בהם באופן חכם ויעיל.

Wits סינרגטיים

F-Zone מהווה אמצעי אחסון וארגון אקטיבי לקבצים ומסמכים שונים של הארגון. הכלי מרשים במגוון יכולותיו לניהול הקבצים בצורה האידיאלית ביותר. בעזרתו תוכלו לשלוט בקלות במיקומם הפיזי של הקבצים ולטפל בהם באופן זמין ישירות מהוויט על ידי שימוש במתודולוגיה חכמה המאפשרת ארגון קבצים בסנכרון מלא עם האינפורמציה הקיימת בפלטפורמה. בנוסף ניתן לגלוש במהירות הן מתהליכים שונים במערכת לקבצים המקושרים אליהם והן מהקבצים בוויט לפעילות המשך אישית או ארגונית המתבססת על הקבצים בפלטפורמה לטובת ביצועים משופרים לכל צורך הנדרש בארגון בהדגשה על מיקוד תכנים, נוחות מרבית ופרודקטיביות

הפתרונות המצויים כיום בשימוש אינם מהווים פתרון מקיף. אנו מתקשים לצפות בתוכן מכל מקום ומכל מכשיר ובכל סוגי הפורמטים הקיימים. מרבית הארגונים כלל לא מבצעים מעקב אחר גרסאות שונות של המסמכים. אישור מסמך כזה או אחר הופך לסגה אינסופית ולאינספור מיילים שנשלחים הלוך ושוב. מכאן שקיימות פרצות אבטחה וקבצים סודיים עלולים להתגלגל לגורמים לא רצויים. מלבד זאת, הארגון סובל מאובדן מידע וכן מבזבז זמן על שחזור או כתיבת מסמכים מחדש אשר משמשים את הארגון באופן תדיר.

F-Zone כולל מערכת תיוגים דינאמית ומשוכללת המאפשרת חלוקת קבצים לפי קטגוריות פנימיות בקבצים או חיצוניות בכל הפלטפורמה באמצעות רשימת תגיות המחולקות לקבוצות שונות בהתאם לסיווגים נצרכים בארגון.

רשימת התגיות פונקציונאלית לפי העדפה אישית בכל תהליך שהוא במערכת.

בעזרת התגיות יגובשו בפלטפורמה תהליכים המתויגים בחתך רוחבי לצורך עריכת סינונים ממוקדים, חלוקה למדרגים, קבוצות ורמות עד לקבלת מידע מנופה ברמת דיוק מקסימלית לכל צורך או פעולה אפשרית.

ניהול קבצים אפקטיבי

ניהול קבצים ותיקיות של כל גורם אנושי הקיים בארגון באמצעות העלאת קבצים אלמנטרית, באופן ישיר מכרטיס הישות המבוקשת וקטלוגם אוטומטית לתיקיות, בהתאם לכרטיס מ Social Capital.
יכולת זו מאפשרת בהירות והתמצאות מלאה בכל הנוגע לקבצים ומסמכים שונים של הגורמים האנושיים הפעילים בארגון וכן חוסכת זמן ועבודה של ארגון המסמכים באופן עצמאי ,מה שמוביל לביצועים מעולים עם אפס טעויות. בנוסף, הקבצים מאפשרים ביצוע פעולות מגוונות תוך מיזוג מלא עם אינפורמציה נדרשת המצויה במערכת ומסיעים בהשלמת מימוש הפעילות בצורה האידיאלית ביותר.

מידע מקיף
על הקבצים

מידע מקיף על הקבצים

הכלי מאפשר אחסון קבצים מרוכז לטובת קבלת המידע באופן נגיש וזמין לכל פעילות. מאגר הקבצים בנוי בצורה חכמה המאפשרת ארגון פיזי ויעיל לקבצים, על ידי חלוקתם לתיקיות וכן יצירת מבנה מדורג לפי צרכים כלליים בארגון או צרכים אישיים של העובדים.

הקבצים מופיעים בוויט באופן חכם ומאפשרים קבלת אינפורמציה מקיפה ומדויקת הדרושה למשתמשים לצורך ביצוע פעולות בארגון תוך שאיבת נתונים רלוונטיים המצויים בפלטפורמה ומקושרים לקבצים המבוקשים לשם השגת שליטה כוללת על הקבצים וכל המידע המסונכרן אליהם.

המידע זמין לכל פעילות טכנית, רעיונית או חברתית.

מנגנון הרשאות
אפקטיבי

מנגנון הרשאות אפקטיבי

הקבצים מוגנים ברמת אבטחה גבוהה, צפייה ופעילות בקבצים אפשריים רק לבעלי הרשאות מתאימות.

וויט קבצים מציע מנגנון אפקטיבי למתן הרשאות ארגוניות או אישיות, ברמות גישה שונות על מנת שתוכלו לבחור את סוג ההרשאה המתאימה לכל משתמש ולהחליט האם בעלי ההרשאות יוכלו לערוך את הקובץ, למחוק, להעניק הרשאות לאחרים או יוגדרו כבעלי הקובץ.

תצוגה ישימה
וידידותית

תצוגה ישימה וידידותית

ארגון הקבצים בצורה פרקטית על ידי תצוגה אולטימטיבית המחולקת למסכים שונים הממקדים את הקבצים לפי שימושים נצרכים במערכת. כך המשתמש הנוכחי מקבל את הקבצים ששותפו איתו באופן מרוכז לצורך צפייה או ביצוע פעולות בצורה ממוקדת ויעילה החוסכת זמן באיתור הקבצים.

שיתוף קבצים מהיר

ניהול הודעות פורמלי באמצעות שיתוף קבצים מהיר ב WhatsApp, SMS ,Telegram ,Mail .הנמענים מתמזגים עם הגורמים האנושיים במערכת ומאפשרים שליחת קובץ לאנשי קשר מרובים / איש קשר יחיד, שמירת הודעות קבועות, צרוף קבצים נוספים ועוד, לטובת שיתוף פעולה מלא וכולל בין המרכיבים האנושיים השותפים במהלך באופן פשוט ויעיל.