3D

יצירה, תיעוד וביצוע
של משימות

מייצר סדר עבודה חדש

עומס, עדיפות, לוחות זמנים, תעדוף, דחיפות וכיוצ”ב מהווים מכנה שלילי משותף לכלל הארגונים והעסקים. ארגון הבריאות העולמי הגדיר את הלחץ שמקורו בעבודה “המגפה של המאה ה- 21”. לחץ בעבודה נחשב לגורם סיכון הגדול ביותר בארגונים, הרבה יותר מפציעות ותאונות. לעיתים אנחנו מודעים ללחץ ופעמים רבות אנחנו עדים לשחיקה ועייפות. הלחץ מכה בעובדים הזוטרים, במנהלים הבכירים ואף בקברניטי הארגון ובעליו. מחקרים חושפים נתונים מדאיגים כי 64% מהפרטים בארגונים חשים לחוצים, תשושים וחסרי שליטה. למציאות הלחץ השלכות הרות גורל על הארגון, שכן המשמעות היא הפסדים גדולים של כסף. התפוקה של הארגון נמוכה, שעות העבודה פוחתות במרוצה הזמן, ירידה במוטיבציה ובביצועים, טעויות, עיגולי פינות ושחיקה המובילה בסופה להתפטרות או פיטורין. אל נשכח כי הארגון הוקם כדי להרוויח כסף לבעליו ולעובדיו ונדרשת נקודת איזון אשר תבטיח עמידה ביעדים, הצלחה, יעילות ורווחיות לטווח הארוך – הכיצד?

עומסי עבודה מקורם במשימות, בהספקים וביעדים שהוגדרו לנו. ארגונים רבים מתהדרים בטכנולוגיות שהם מייצרים, בחידושים שהם מביאים ובהיותם חלק מהמהפכה הטכנולוגית, אך בפועל תהליכי העבודה הפנים ארגוניים אינם מעידים על כך. אנו עדים למאות אלפי עובדים אשר סומכים על הזיכרון, מנהלים רשימות, פתקים ואינסוף מסמכים – חלום בלהות. חלק מהמשימות נשכחות כי הופרחו לחלל האוויר והעובד לא כתב אותן, המשימות מפוזרות בפלאפון, במיילים, בוואטסטפ על גבי פתקים – מאיזו משימה מתחילים? מה דחוף? מה חשוב? מה תקוע? דרוש לנו זמן לא מבוטל לארגן את היום. הקשיים והסרבול לא מסתיימים, אכן יש משימות קצרות טווח ויש משימות מורכבות יותר המחייבות ניהול ובקרה. כיצד מזהים מוקדי לחץ, האם חלוקת העבודה יעילה?

3D

3D מטפל במשימה מקצה לקצה. הקונטרולר יכול להזין את המשימה באופן עצמאי עבור עצמו או לחלופין עבור קונטרולרים אחרים. את המשימות ניתן להזין מכל מקום ובכל זמן נתון. ניתן להגדיר התראות ותזכורות לאחראי המשימה או לבעלי תפקידים אחרים לגבי משימה חדשה, סיום משימה, משימה שחלף זמנה וכן הלאה. ניתן לתעד את המשימה מראשיתה ועד לסיומה. ה- wit מאפשר ליצור אינסוף תבניות למשימות מובנות וקבועות, וכן לקטלג את המשימות לפי מפתח סיווגים כפי שיוחלט על ידי הארגון או הקונטרולר. הwit מתעדף את המשימות ומייצר סדר עבודה בהתאם ליעדים שהוגדרו. מלבד זאת מתייתר הצורך בבקרה ומנגנוני דיווח. ככל שהמשימות מנוהלות בwit, תמונת המצב, הסטאטוסים וכן העדכונים שקופים לקונטרולרים הרלוונטיים. מקבלי ההחלטות והמנהלים בארגון יידעו באופן מובהק וברור האם עומס העבודה על עובד כזה או אחר סביר, איזה מחלקות יעילות, האם התפוקה ראויה ואיכותית והאם קיימים תהליכים ארגוניים מסובכים המחייבים שינוי. הוכח כי השימוש בwit מטיב עם מדד האושר והעושר בארגון.

Wits סינרגטיים

3D מהווה אמצעי שליטה על כל המשימות בארגון, בין אם מדובר במשימות מורכבות הכוללות גורמים אנושיים רבים שמעורבים בביצוע המשימה וכוללים שלבי יישום ארוכים, ובין אם מדובר במשימות בסיסיות שלא צורכות משאבים מיוחדים.
הכלי בנוי באופן אפקטיבי ומקצועי הכולל תכנון יעיל ומדויק ליצירת משימות מותאמות לקריטריונים אישיים שלכם, לבקרה על ביצועים וכן אינטגרציה מלאה בין השימושים השונים בפלטפורמה לכל משימה.
האופציות המגוונות בניהול המשימות מאפשרות ניהול עוצמתי, יעיל וממוקד שמשפר את חווית ביצוע המשימות במידה ניכרת גם למנהלים, שמקבלים מענה לבניית כל משימה שהיא באופן מעשי ונוח לשימוש וכן שיקוף מלא על כל מהלך משימתי וגם לאחראים על ביצוע המשימה שמרוויחים משימות ממוקדות ותהליך נוח ויעיל לביצועים אידאליים

3D מאפשר הזנת / שאיבת כל המידע הנדרש לצורך התנהלות מיטבית של ביצוע משימות בארגון.
תבנית המשימה בנויה בצורה המאפשרת קבלת מידע רחב וכולל מחד אך ממוקד ומתומצת מאידך, כדי להשיג אינפורמציה מדויקת ורלוונטית בלבד ולמנוע צבירת מידע מיותר המקשה על אופן ההתנהלות מול המשימות.
המידע נגיש לכל פעילות או צורך אפשרי הנדרש לארגון, הן מהפן הכללי של ניהול משימה מול כל שימושי הפלטפורמה והן מהפן האישי של כל משימה בפני עצמה תוך שימת דגש על זמינות מידית לשליפת נתונים ועיבודם.

סנכרון מלא

מיזוג מלא בין כל שימושי הפלטפורמה מאפשר שיוך משימה ללקוחות מהון אנושי. הסנכרון מאפשר מעקב אחר משימות לפי ישויות מSocial Capital וקבלת מידע מקיף על המשימה ועל הגורמים המשויכים אליה, הן מהבחינה של משימות מול לקוחות והן מהבחינה של גורמים אנושיים מול משימות. יכולת זו מאפשרת בקרה ספציפית לכל צורך הנובע מניהול המשימות האישי או הכללי בארגון.

אוטומציות
מותאמות אישית

אוטומציות מותאמות אישית

אוטומציות פנומנליות מאפשרות שליחת הודעות / התראות אוטומטיות בתגובה לתרחישים שונים הנובעים ממהלך משימתי הדורש התייחסות.

האוטומציות דינאמיות ומאפשרות משחק ידידותי ופשוט לשימוש על ידי הפעלה אישית של האוטומציה המבוקשת והכנסת התנאים עם הפעולות הספציפיות לארגון על מנת ליצור התאמה מושלמת ופעילות ממוקדת לצרכי הארגון

Wit capabilities

חלוקת עבודה

בחירת קונטרולר שמוגדר כאחראי על הטיפול במשימה מתוך רשימת הקונטרולרים. הקונטרולרים מקבלים את רשימת המשימות שבטיפולם בתצוגה אפקטיבית לצורך ביצוע ומעקב.

תבניות למשימות קבועות

בדיוק בשביל משימות בעלות מבנה רוטיני, מופיע השדה מבנה משימה- שימושי יותר ממה שחשבתם ומאפשר משחק פשוט בהתאמה מדויקת לכל משימה. צרו רשימת מבנים בהתאמה אישית לסוגי המשימות שלכם, הכותרות קבועות לכל מבנה והתכנים מופיעים כשדות דינאמיים כדי שתשיגו ייחודיות לכל משימה שעליכם לבצע.

תצוגה מוקדמת

הפעלת תצוגת משימות צבעונית בהתאם לקטגוריות שהמשתמש מחליט על הופעתן. הקטגוריות נתונות לבחירת משתמשים בעלי הרשאות מתאימות, כדי ליצור תצוגת משימות חווייתית המותאמת לקטלוגים שונים בארגון ולאפשר התנהלות ממוקדת ונוחה ברמה הביצועית. מבט אחד קצר במסך המשימות מאפשר להסיק אלו סוגי משימות ממתינים לביצוע

משימות קבוצתיות

יצירת משימה משותפת למספר קונטרולרים, כל אחד מחברי הקבוצה מקבל חלק במשימה וכן תמונת מצב המשקפת את תהליך התממשות המשימה מרגע כתיבתה ועד לביצועה, באמצעות כתיבת מטרות ויעדים, תיעודים, הערות וביצועים וכן מעקב שוטף אחר שלבי ההתפתחות. יכולת זו מאפשרת השגת שיתוף פעולה הדדי ומלא בין הגורמים השותפים במשימה.

משימות מחזוריות

יצירת משימות החוזרות על עצמן באופן שגרתי מידי חודש, יום או שבוע באמצעות פעולה פשוטה של הכנסת ערכים מתאימים לפי הצורך הרצוי.

תיעודים רחבים

כתיבת תיעודים שוטפים למשימה מהווה מתודה יסודית בשלבי תכנון וביצוע המשימה ומאפשרת איחוד מוצלח של המידע החיוני לכל אחד מהגורמים האנושיים המעורבים בתהליך וזקוקים לו לטובת השגת היעדים שהוצבו עם יצירת המשימה. התיעוד מציע עיבוד אינפורמציה לפי שם הקונטרולר שפתח אותו, תאריך הכתיבה ותוכן התיעוד. על ידי הפרטים מתאפשר מעקב מדויק ,בקרה ופיקוח לכל אורך חיי המשימה.

מערכת תיוג חכמה ופונקציונלית

אינסוף תיוגים, סינונים וקטלוגים. וויט ניהול משימות כולל מערכת תיוג חכמה ופונקציונלית המאפשרת חלוקה לקבוצות, רמות, מדרגים ועוד בהתאם לסיווגים נצרכים בארגון. באמצעות מערכת התיוג ניתן לנהל סיווגים פנימיים למשימות וכן להגדיר בפלטפורמה תהליכים בחתך רוחבי לצורך עריכת סינונים ממוקדים, דירוג וסיווג משימות שונות בארגון לפי הנדרש עד לקבלת מידע מנופה ברמת דיוק מקסימלית לכל צורך או פעולה אפשרית.

מערכת התראות חדשנית

מערכת התראות ידידותית, איכותית ופשוטה לשימוש, מציינת בממשק נגיש את מספר המשימות שבטיפולכם, ואת תקצירי המשימות שעליכם לבצע.

באמצעות ההתראות ניתן לנהל את המשימות מכל מסך בפלטפורמה, לצפות במשימות, לעדכן או למחוק, ובאופן כללי לעקוב אחר הפעילות שלכם בכל רגע נתון ולטפל בכל מה שנדרש.

מונה
שעות
חכם

מונה שעות חכם

ניהול הזמנים הוא חלק מכריע בהובלת אופן העשייה הפורמלית בארגון. כל משימה מאפשרת מדידת משך זמן פעילות על ידי יצירת מונה פשוט ונוח לשימוש ישירות מהמשימה. המונה חכם ומשוכלל, מתאים לכל סוג פעילות ,מתעד אוטומטית את פרטי המשימה ומקטלג את מקור הפעולה.

הפלטפורמה שומרת את הנתונים על מנת לאפשר קבלת אינדיקציה על אופן עשיית הפעולה- על ידי מי בוצעה, פרק הזמן שנמשכה, סוג הפעולה ופרטים נדרשים אחרים על מנת ליצור סנכרון מלא עם נתונים נוספים הפרוסים במערכת. הסנכרון מאפשר סינון, בקרה ומעקב על מצב הזמנים בארגון, ניתוח מידע והסקת מסקנות מתאימות לשיפור והתייעלות העבודה בצורה האידיאלית ביותר.

גלישה מהירה לפעילות

ניהול הארגון בפלטפורמה בכלל ושימוש בוויט ניהול משימות בפרט מאפשר קישוריות לכל הפעילויות, מסמכים, קבצים, בריפים, הודעות ועוד הנוגעות למשימה מוגדרת. מלבד זאת, באמצעות כניסה למשימה ספציפית ניתן לפעול וליצור פעילויות חדשות ומגוונות תוך קבלת האינפורמציה הרלוונטית לגביה. כל הפעולות ישויכו אוטומטית למשימה ויאפשרו גלישה בצורה פשוטה לכל המהלכים המקושרים למשימה. המידע משקף תמונת מצב אקטיבית בכל סיטואציה נתונה ומספק מסקנות המתאימות לייעול ושיפור ההתנהלות בעסק.